SOẠN THẢO HỒ SƠ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP LÀ GÌ?

Cuộc sống hiện đại ngày nay, ngày càng có nhiều người tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh và giao dịch với nhau dưới hình thức công nhận là các doanh nghiệp. Nhưng các doanh nghiệp này để được Nhà nước công nhận thì các chủ thể trên phải tiến hành đăng ký thành lập doanh nghiệp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo đó, đăng ký thành lập doanh nghiệp là việc người thành lập doanh nghiệp đăng ký thông tin về doanh nghiệp dự kiến thành lập với Cơ quan đăng ký kinh doanh, được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP VÀ SOẠN THẢO HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý NHỮNG GÌ?

1. Lựa chọn ngành nghề kinh doanh 

Để thực hiện thủ tục thành lập công ty, người thành lập công ty cần xác định được mình muốn kinh doanh cái gì. Việc lựa chọn và xác định ngành nghề kinh doanh quyết định đến một phần các thủ tục cần phải thực hiện sau này. Doanh nghiệp được tự do kinh doanh ngành, nghề mà pháp luật không cấm (Căn cứ Điều 7 Luật doanh nghiệp 2020).

Điều này có nghĩa là, khi thành lập doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phải loại trừ các ngành, nghề mà pháp luật không cho phép kinh doanh, ngoài ra cần lưu ý các ngành nghề bị hạn chế đầu tư, kinh doanh và các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện. Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, ngành nghề phải được mã hóa và đăng ký theo mã ngành cấp 4 đã được quy định tại Quyết định 27/2018/QĐ-TTg quyết định Ban hành hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam. 

2. Đặt tên doanh nghiệp 

Sau khi xác định được loại hình doanh nghiệp muốn thành lập, người đăng ký thành lập cần phải đặt tên dự kiến cho doanh nghiệp, tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác đã được đăng ký (trừ những tên của doanh nghiệp đã giải thể hoặc toà án tuyên bố phá sản theo quy định của luật doanh nghiệp), cấm sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây: 

Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng 

– Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

– Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Doanh nghiệp có thể có tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài. Tên viết tắt của doanh nghiệp được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài. Trường hợp muốn biết thêm về thế nào là tên trùng và tên gây nhầm lẫn thì tham khảo Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020. 

3. Xác định nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp 

Người đăng ký thành lập doanh nghiệp cần xác định nơi dự kiến đặt trụ sở chính của doanh nghiệp để từ đó soạn thảo hồ sơ và xác định được cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Trụ sở chính của công ty đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). 

4. Xác định vốn điều lệ của doanh nghiệp, thành viên/cổ đông và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp 

Cần xác định các thành viên/cổ đông và người đại diện theo pháp luật dự kiện để xác định được người có thẩm quyền ký các giấy tờ, văn bản, hồ sơ thực hiện thủ tục đăng ký thành lập công ty. Xác định xem có bao nhiêu cổ đông/thành viên góp vốn, số vốn dự kiến góp của mỗi thành viên/cổ đông và tỷ lệ vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông là bao nhiêu để lập danh sách cổ đông, danh sách thành viên trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần. Người thành lập doanh nghiệp cần xác định số vốn dự kiện góp vào doanh nghiệp. Luật doanh nghiệp hiện hành không yêu cầu số vốn góp tối thiểu để thành lập công ty nên người thành lập công ty có thể góp vốn phù hợp với nhu cầu và điều kiện kinh tế của mình trừ một số trường hợp kinh doanh ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ví dụ như công ty kinh doanh bất động sản phải có vốn pháp định từ 20.000.000.000 đồng trở lên,…

HỒ SƠ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP GỒM NHỮNG GÌ?

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp cũng như ngành nghề kinh doanh khác nhau mà mỗi bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau. Nhưng tựu chung, bộ hồ sơ cần để đăng ký thành lập doanh nghiệp căn bản sẽ có những giấy tờ như sau:

• Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp
• Điều lệ công ty (do người thành lập soạn nhưng phải đảm bảo các nội dung quy định tai Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020)
• Danh sách thành viên, cổ đông
• Giấy tờ định danh các thành viên, cổ đông, người đại diện pháp luật
• Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức được ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền)

Hồ sơ đăng ký thành lập đối với doanh nghiệp tư nhân

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-1 Thông tư 01/2021/TT-BKHDT)

– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân

– Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức được ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền)

Hồ sơ đăng ký thành lập đối với công ty hợp danh

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty hợp danh (Phụ lục I-5 Thông tư 01/2021/TT-BKHDT)

– Điều lệ công ty.

– Danh sách thành viên công ty hợp danh (Phụ lục I-9 Thông tư 01/2021/TT-BKHDT)

– Bản sao các giấy tờ sau đây:

• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên công ty là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

– Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức được ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền)

Hồ sơ đăng ký thành lập đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty TNHH một thành viên (Phụ lục I-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHDT)

– Điều lệ công ty.

– Bản sao các giấy tờ sau đây:

• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

– Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức được ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền)

Hồ sơ đăng ký thành lập đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hai thành viên trở lên

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty TNHH hai thành viên trở lên (Phụ lục I-3 Thông tư 01/2021/TT-BKHDT)

– Điều lệ công ty.

– Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (Phụ lục I-6 Thông tư 01/2021/TT-BKHDT)

– Bản sao các giấy tờ sau đây:

• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

– Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức được ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền)

Hồ sơ đăng ký thành lập đối với công ty cổ phần

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần (Phụ lục I-4 Thông tư 01/2021/TT-BKHDT)

– Điều lệ công ty.

– Danh sách cổ đông sáng lập (Phụ lục I-7 Thông tư 01/2021/TT-BKHDT) và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có) đối với công ty cổ phần (Phụ lục I-8 Thông tư 01/2021/TT-BKHDT)

– Bản sao các giấy tờ sau đây:

• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

– Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức được ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền)

Về Giấy ủy quyền trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp 

Giấy ủy quyền được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhiều cá nhân, tổ chức nên làm giấy ủy quyền để chủ thể thực hiện quy trình được đồng bộ hoặc dùng khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thành lập doanh nghiệp thì cần giấy ủy quyền để đơn vị cung cấp dịch vụ có thể thay công ty thực hiện các thủ tục. Không có một mẫu giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp nào được quy định trực tiếp trong luật pháp nhưng các mẫu giấy ủy quyền được công ty soạn thảo phải theo các quy định có trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư. 

Về Điều lệ công ty 

Bản dự thảo Điều lệ công ty, người thành lập có thể tự soạn thảo hoặc thuê đơn vị soạn thảo nhưng trong đó phải đảm bảo các nội dung quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
• Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
• Cơ cấu tổ chức quản lý;
• Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
• Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
• Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
• Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
• Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
• Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

QUY TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

BƯỚC 1: CHUẨN BỊ 01 BỘ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP NHƯ TRÊN

BƯỚC 2: NỘP HỒ SƠ VÀ TIẾP NHẬN HỒ SƠ

1. Nộp hồ sơ

– Nơi nộp hồ sơ: 

Sau khi hoàn tất hồ sơ đăng ký kinh doanh, tổ chức, cá nhân cần nộp hồ sơ đến: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính của công ty. 

– Phương thức nộp hồ sơ: 

Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo phương thức sau đây:

• Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;

• Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;

• Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. (Căn cứ Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020) 

– Nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 

Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp có thể được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc chuyển vào tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng dịch vụ thanh toán điện tử. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp không được hoàn trả cho doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp không được cấp đăng ký doanh nghiệp. Phương thức thanh toán phí, lệ phí qua mạng điện tử được hỗ trợ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Phí sử dụng dịch vụ thanh toán điện tử không được tính trong lệ phí đăng ký doanh nghiệp, phí cung cấp thông tin đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp. (Căn cứ Điều 37 Nghị định 01/2021/NĐ-CP) 

2. Tiếp nhận hồ sơ, trao giấy biên nhận  

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được tiếp nhận để nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau đây:

• Có đủ giấy tờ theo quy định về hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp;
• Tên doanh nghiệp đã được điền vào Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
• Có địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
• Đã nộp đủ phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

BƯỚC 3: THẨM ĐỊNH HỒ SƠ, CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP VÀ NHẬN KẾT QUẢ

Sau khi trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tải các văn bản đã được số hóa trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

– Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ (hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định): Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Sau khi sửa đổi bổ sung hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

LƯU Ý SAU KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

– Treo biển tại trụ sở doanh nghiệp;

– Kê khai thuế ban đầu;

– Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, thông báo tài khoản ngân hàng với phòng đăng ký kinh doanh, đăng ký nộp thuế điện tử;

– Đăng ký chữ ký số điện tử thực hiện nộp thuế điện tử;

– Đặt hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn (nếu có)

– Góp vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Xem thêm:

– Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

– Quy định về quyền và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên (TNHH 2 TV)

– Thủ tục thông qua quyết định của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản (TNHH 2 TV)

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Trên đây là tư vấn về “Soạn thảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp “. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Đội ngũ Luật sư của Alananhannguyen.com luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vướng mắc và cung cấp dịch vụ liên quan đến tư vấn, soạn thảo các biểu mẫu của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp,   và các dịch vụ khác liên quan đến thuế .… của doanh nghiệp bạn. Nếu có những vấn đề nào chưa rõ cần được tư vấn pháp luật trực tiếp hoặc tư vấn pháp luật trực tuyến, quý độc giả hãy liên hệ ngay tới hotline: 0972 798 172 để được các chuyên gia pháp lý của Luật Alana Nhàn Nguyễn tư vấn, hỗ trợ.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

admin