Tư vấn luật doanh nghiệp

Công ty mới thành lập cần làm gì?

Công ty mới thành lập cần làm gì? Ngay sau khi doanh nghiệp nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thì hệ thống thông tin dữ liệu của Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia đã ghi nhận ngay tình trạng doanh nghiệp hoạt động. Và đồng thời cơ quan thuế và các cơ quan liên quan cũng sẽ cập nhật được tình trạng của doanh nghiệp.

Chính vì vậy nên nếu doanh nghiệp không kịp thời triển khai những việc mà công ty mới thành lập cần làm, thì các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và xử phạt, điều đó ít nhiều gây ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty mới thành lập. Sau đây, đội ngũ tư vấn của Luật Alana Nhàn Nguyễn sẽ cung cấp cho quý độc giả về việc công ty mới thành lập cần những gì? theo bài viết dưới đây:

Đăng công bố thành lập doanh nghiệp

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bước đầu tiên chủ sở hữu của công ty, doanh nghiệp phải tiến hành là đăng công bố thành lập doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đúng theo quy định đề ra. Nội dung bao gồm những thông tin thể hiện trong giấy đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn tối đa để thực hiện thủ tục này trong vòng 30 ngày kể từ ngày công khai.

Phương thức công bố:

+ Nộp yêu cầu đăng công bố trực tiếp tại phòng kinh doanh, sở kế hoạch đầu tư tỉnh/ thành phố trực thuộc. Mức phí thông báo sẽ là 300 nghìn đồng/ lần đăng. Phòng đăng ký kinh doanh đăng tải nội dung đăng ký doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

+ Doanh nghiệp trực tiếp đăng thông tin trên cổng thông tin quốc gia, chọn “dịch vụ công”, tiếp tục chọn “bố cáo điện tử” và cuối cùng là “tạo bố cáo”.

• Lưu ý: Doanh nghiệp cần lưu giữ Phiếu xác nhận thanh toán để làm căn cứ chứng minh việc đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Treo bảng hiệu công ty

Theo khoản 4 Điều 37 của Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định: “Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành”. Do vậy, việc doanh nghiệp không treo bảng hiệu có thể bị xử phạt hành chính hoặc nặng hơn là bị khóa mã số thuế.

Về kích thước, doanh nghiệp có thể thực hiện tùy ý hoặc dựa vào mặt bằng công ty. Ngoài ra, logo trên biển hiệu không được quá kích cỡ, ít nhất 20% diện tích bảng hiệu, đồng thời không được thể hiện thêm các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, Vị trí treo bảng hiệu không được che chắn lối thoát hiểm, cứu hỏa, lấn chiếm vỉa hè, gây ảnh hưởng đến giao thông. Đồng thời, bảng hiệu doanh nghiệp là một trong những điều kiện tiên quyết để công ty sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu.

• Lưu ý: Theo quy định, tên công ty phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Do đó, việc doanh nghiệp không treo bảng hiệu công ty có thể bị phạt từ 10 đến 15 triệu đồng, nặng hơn là có thể bị khóa mã số thuế.

Khắc dấu công ty

Nếu trước đây nếu các doanh nghiệp thường phải mất khá nhiều thời gian trong việc đăng ký mẫu dấu với cơ quan nhà nước thì hiện nay, các doanh nghiệp có thể tự chủ động trong việc làm con dấu, có thể tự khắc con dấu hoặc đến các cơ sở khắc dấu. Về số lượng sẽ do công ty tự đưa ra quyết định. Nhưng về hình thức thì cần có sự thống nhất về nội dung, kích thước, hình dáng (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). 2 thông tin bắt buộc phải được thể hiện trên con dấu chính là tên doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp.

• Lưu ý: Từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực đã bãi bỏ quy định về thông báo mẫu dấu với sở kế hoạch và đầu tư trước khi doanh nghiệp sử dụng con dấu.

Một số hình ảnh sau không được dùng trong nội dung của con dấu:

+ Quốc kỳ, quốc huy, đăng kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

+ Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;

+ Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Mở tài khoản ngân hàng

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật cần liên hệ với các Ngân hàng thương mại hoặc Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam để mở tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp của mình. Bởi vì, hiện tại các cơ quan thuế không thu tiền thuế bằng tiền mặt của doanh nghiệp nữa. Các ngân hàng thường chỉ hỗ trợ doanh nghiệp  nộp thuế trực tiếp lần đầu, các lần sau cần phải đăng ký nộp thuế điện tử, Bên cạnh đó, khi có số tài khoản và ngân hàng giao dịch, doanh nghiệp có thể đưa thông tin đó lên ngay hóa đơn khi bắt đầu sử dụng hóa đơn, đưa vào hợp đồng khi ký kết hợp đồng.

Hiện nay, phải có tài khoản ngân hàng thì mới nộp tiền thuế qua mạng điện tử được. Hơn nữa, những hóa đơn từ 20 triệu trở lên thì phải chuyển khoản mới được đưa vào chi phí và khấu trừ thuế GTGT. Do đó, ngay sau khi thành lập doanh nghiệp, nên mở tài khoản ngân hàng càng sớm càng tốt. Một tài khoản ngân hàng chỉ được dùng cho một doanh nghiệp, nhưng một doanh nghiệp có thể có nhiều tài khoản ngân hàng (tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp hoặc các ưu đãi, dịch vụ của ngân hàng mà doanh nghiệp cần chọn lựa).

• Lưu ý: từ ngày 01 tháng 05 năm 2021 doanh nghiệp mới mở tài khoản ngân hàng thì không cần phải đăng ký với sở kết hoạch và đầu tư như các quy định trước đây. Theo đó, doanh nghiệp không phải kê khai mục này khi đăng ký thành lập và không phải thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh khi có thay đổi thông tin về tài khoản ngân hàng.

Mức thuế môn bài phải nộp

Sau khi có tài khoản ngân hàng và chữ ký số thì các bạn tiến hành kê khai + nộp tiền thuế môn bài qua mạng nhé. Thời hạn chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập, nếu nộp chậm sẽ bị phạt hành chính.

• Thời hạn khai và nộp thuế môn bài:

Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập đã phát sinh các hoạt động sản xuất, kinh doanh thì thời hạn khai và nộp thuế môn bài là ngày cuối cùng của tháng thành lập căn cứ vào ngày thành lập trên giấy phép kinh doanh.

Trường hợp doanh nghiệp mưới thành lập mà chưa phát sinh các hoạt động sản xuất kinh doanh, thì căn cứ vào ngày thành lập trên giấy phép kinh doanh, thời hạn khai và nộp thuế môn bài là 30 ngày kể từ ngày thành lập.

• Mức thuế môn bài phải nộp:

Mức thuế môn bài phải nộp của các công ty mới thành lập. Căn cứ vào vốn đăng ký ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư mà đóng với mức thuế như sau:

+ Doanh nghiệp có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm

+ Doanh nghiệp có vốn điều lệ hoặc đầu tư dưới 10 tỷ đồng: 2.000.000 đồng/năm

+ Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 đồng/năm

Kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng và các thuế khác

• Kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT):

Với thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp cân nhắc 2 phương thưc tính: Phương pháp khấu trừ và phương pháp tính trực tiếp dựa trên doanh thu thực tế của doanh nghiệp

• Kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN):

Tất cả các doanh nghiệp thuộc diện kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân không phân biệt dù có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Doanh nghiệp khai quyết toán thuế thay cho cá nhân có ủy quyền, cụ thể:

Trường hợp không phát sinh trả thu nhập trong năm thì không cần khai quyết toán thuế TNCN trong năm.

Nếu không phát sinh thuế TNCN thì không cần làm tờ khai nhưng vẫn cần nộp tờ khai quyết toán năm.

Việc khai thuế theo tháng hoặc quý xác định 1 lần từ khi có phát sinh khấu trừ thuế và sẽ được áp dụng cho cả năm.

• Kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

Thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ được khai tạm tính theo quý và quyết toán theo năm. Thời gian khai thuế TNDN tạm tính theo quý sẽ là ngày 30 của tháng tiếp theo, quý phát sinh thuế thu nhập cá nhân. Thời gian quyết toán thuế

Hóa đơn điện tử

Hiện nay đối với doanh nghiệp mới thành lập từ năm 2019 thì việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc. Do vậy, công ty mới cần đăng ký mua và chọn mẫu hóa đơn điện tử để thực hiện giao dịch. Một số nhà mạng cung cấp hóa đơn điện tử lớn như: Viettel, BKAV, VNPT,…

Thực hiện các công việc liên quan đến người lao động

Khai trình và báo cáo tình hình cho cơ quan Lao động thương binh xã hội

Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi chính thức đi vào hoạt động thì doanh nghiệp cần báo cáo việc sử dụng lao động trong vòng 6 tháng đầu năm với cơ quan Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phải lập sổ quản lý lao động và lưu trữ tại doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động. Về bảng lương và xây dựng thang lương cũng sẽ do doanh nghiệp tự hoàn thiện và lưu trữ tại trụ sở công ty.

• Lưu ý: Số lượng người lao động khai trình không bao gồm những người đang thử việc và những người với vai trò cộng tác viên.

Tham gia và đóng tiền BHXH cho người lao động

Doanh nghiệp mới đi vào hoạt động cần ký kết hợp đồng sử dụng lao động với người lao động. Đồng thời, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng cần làm hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động. Cụ thể hồ sơ tham gia BHXH sẽ bao gồm các giấy tờ sau:

Tờ khai theo mẫu TK1-TS được ban hành theo quyết định số 505/QĐ-BHXH.

Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ theo mẫu D02-TS kèm theo quyết định số 505/QĐ-BHXH.

Thực hiện nộp kinh phí cho Liên đoàn Lao Động

Sau khi đã tham gia và đóng tiền BHXH cho người lao động trong doanh nghiệp thì công ty còn cần tiến hành liên hệ với bên Liên đoàn Lao Động nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh để đóng kinh phí Liên đoàn

Xây dựng và đăng ký nội quy lao động

Đối với những doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên thì cần phải xây dựng Nội quy lao động bằng hình thức văn bản. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động, doanh nghiệp cần tiến hành nộp 1 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động với Sở Lao động – Thương binh xã hội tại địa bàn nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh hoạt động.

Một số câu hỏi thường gặp

Công ty mới có thể tăng vốn điều lệ lên không?

Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, số vốn điều lệ ban đầu có thể không đủ. Trường hợp này doanh nghiệp phải làm thủ tục tăng vốn điều lệ. Đặc biệt, pháp luật không quy định về thời gian bắt đầu tăng vốn điều lệ nên công ty mới thành lập hoặc đang hoạt động kinh doanh hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục tăng vốn điều lệ hỗ trợ hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp mới thành lập có được miễn tiền thuế môn bài không?

+ Căn cứ theo Điểm c Khoản 1 Điều 51 Thông tư 81/2021/TT-BTC quy định đối tượng được miễn lệ phí bài môn trong năm 2022 gồm: 

+ Doanh nghiệp thành lập mới (mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới). 

+ Nhóm cá nhân, hộ gia đình, cá nhân lần đầu ra hoạt động kinh doanh.