Tư vấn luật doanh nghiệp

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ thay mặt, đại diện doanh nghiệp về mặt hành chính. Văn phòng đại diện thực hiện những chức năng chính như sau:

• Thực hiện các công việc phát triển ngành nghề kinh doanh được cấp phép trên địa bàn theo pháp luật hiện hành.
• Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
• Thực hiện các báo cáo định kỳ về trụ sở chính. Các công việc này tùy theo quy định riêng của doanh nghiệp.
• Thực hiện việc báo cáo kết quả tăng trưởng, chiến lược phát triển của cơ sở về trụ sở chính.
• Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc là phải hạch toán độc lập.
• Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý, Hội đồng quản trị doanh nghiệp sẽ quyết định quy mô của văn phòng đại diện.
• Phối hợp với trụ sở chính, các chi nhánh, cơ sở khai thác khách hàng cũng như điều động nhân viên.
• Thực hiện công việc quản lý kinh doanh ở địa bàn mà văn phòng đại diện hoạt động.
• Soạn thảo những văn bản hợp pháp đẻ phục vụ cho hoạt động của văn phòng, dựa trên văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
• Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập một văn phòng đại diện, có một số điều kiện cần được đáp ứng và tuân theo để đảm bảo việc hoạt động của văn phòng diễn ra đúng pháp luật và hiệu quả:

• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
• Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
• Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện

• Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên)

• Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng

• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty

• Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ

• Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức đại diện thực hiện thành lập văn phòng đại diện.

Trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Sau đây là thủ tục thành lập văn phòng đại diện áp dụng cho cả việc thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn Việt Nam và cả thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• 01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện;
• Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện;
• 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia: (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện

Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp

Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu cho văn phòng đại diện

Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện nên khắc con dấu của văn phòng đại diện.

Thời gian thành lập văn phòng đại diện

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, sau khi công ty, tổ chức nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, sau khoảng 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện.

Đội ngũ tư vấn viên của Luật Alana Nhàn Nguyễn luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách

Trên đây là tư vấn của Luật Alana Nhàn Nguyễn về vấn đề “Thủ tục thành lập công ty cổ phần “, hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến tư vấn, soạn thảo các biểu mẫu của hồ sơ kê khai thuế, tư vấn các chính sách thuế, dịch vụ kê khai thuế, nộp thuế, Luật sư tư vấn pháp luật qua Email và các dịch vụ khác liên quan đến quan hệ hình sự, dân sự, lao động, hôn nhân gia đình … của bạn, hãy liên hệ ngay tới hotline: 0972 798 172 để được các chuyên gia pháp lý của Luật Alana Nhàn Nguyễn tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình.

Một số câu hỏi liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện